Over Sint-Truiden

Gebruikt TOPdesk voor

Burger­meldpunt

Aanmelders

Ca. 40.000

Favoriete functionaliteit

Meldingen­beheer

Bijzondere toepassing

Onze Stad App

 

De Vlaamse overheid vraagt om vanaf 2019 de werking van het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW) en gemeentelijke diensten te integreren. Voor veel gemeenten reden om hun dienstverlening kritisch te bekijken. Sint-Truiden werkt echter aan een nog ambitieuzer plan: een centraal, overal bereikbaar burgermeldpunt voor alle burgerverzoeken. ICT-manager Jef Rayen en bestuurder Carl Nijssens over de toekomst van gemeentelijke dienstverlening.

Sint-Truiden

Sint-Truiden is een stad en gemeente in de Belgische provincie Limburg. Met haar 107 km² is Sint-Truiden qua oppervlakte de grootste gemeente van Limburg. De gemeente telt bijna 40.000 inwoners, waarmee het de vierde stad van Limburg is.

Meldingen efficiënter beheren

Rayen: “Meldingen van burgers waren vaak verspreid over verschillende systemen. Er was ook totaal geen verbinding met de achterliggende backoffice, zoals het stadsmagazijn of beheersdiensten. Alle te verwerken meldingen efficiënter beheren is de eerste stap die we hebben gezet.”

Van tussenoplossing naar TOPdesk

Tot voor kort gebruikte Sint-Truiden een meldingssysteem van de Belgische politie als tussenoplossing. Momenteel wordt TOPdesk intern getest voor het gecentraliseerd verwerken van en communiceren over alle meldingen. En dat is nog maar het begin. Rayen: “Bovenop een centraal backend voor alle meldingen willen we een burgermeldpunt inrichten dat via allerlei wegen te benaderen is.”

Alles in één TOPdesk-omgeving

Voor dit burgermeldpunt gaat Sint-Truiden de applicatie Onze Stad App gebruiken. In de huidige testfase registreren de gemeenschapswachten van Sint-Truiden hun meldingen alleen via online formulieren in TOPdesk. Zodra de ontwikkelaars van Onze Stad App klaar zijn met het maken van de koppeling met de database van TOPdesk, kan Sint-Truiden de volgende stap van haar vernieuwing introduceren: een voor burgers toegankelijk burgermeldpunt.

We willen één burgermeldpunt dat via allerlei wegen te benaderen is

Rayen: “We willen alles uiteraard perfect laten functioneren voordat we het op onze markt brengen. We ondersteunen immers bijna 40 duizend inwoners, waar de toeristen nog bij komen.” De stad wil tevens dat burgers zich snel kunnen identificeren via de app. In de ideale situatie gebruikt iemand zijn eID om automatisch zijn persoonsgegevens in te vullen, zodat hij alleen zijn melding nog hoeft in te voeren. Dit is volgens Rayen belangrijk voor de communicatie met burgers over hun vraag, melding of klacht.

Directe en duidelijke communicatie met burgers

Sint-Truiden heeft daarnaast een burgermeldpuntcoördinator aangesteld. Deze coördinator zal in de toekomst alle meldingen die via het burgermeldpunt binnenkomen naar de juiste gemeentelijke dienst dispatchen én houdt de burger op de hoogte van wat er met zijn melding gebeurt. Rayen: “Daarvoor zetten we TOPdesk eveneens in: briefsjablonen staan al klaar in iedere melding, en na kleine aanpassingen kan elke correspondentie snel de deur uit. In de toekomst willen we hiervoor een bepaalde intelligentie inbouwen. Denk daarbij aan automatische antwoorden op veelvoorkomende vragen.”

Beter beleid door beter meten

Nijssens benadrukt dat meetbaarheid bij dit project van groot belang is. “In de toekomst kunnen we met zo’n database probleemgebieden in de stad sneller signaleren, zoals een wijk waar heel veel zwerfvuil wordt gevonden. Daarnaast kunnen we nu al snel alle inwoners van een bepaalde woonzone vinden, of iedereen met een specifiek beroep of van een bepaald geslacht. We kunnen echter nog niet gemakkelijk alle burgers eruit pikken die actief betrokken zijn bij een bepaald onderwerp, zoals een park of verkeersveiligheid.”

Met de burger in gesprek

Onze Stad App

Onze Stad App is een product van app-ontwikkelaar Mobicage, en is een op steden en gemeenten gerichte aanpassing van diens Rogerthat-app. Met deze technologie kunnen verschillende organisaties via één app communiceren met een gemeenschappelijk publiek. Onze Stad App wordt in Vlaanderen inmiddels in een tiental gemeenten succesvol ingezet.

Daarom is het volgens Nijssen belangrijk dat het burgermeldpunt een communicatiemiddel wordt, en niet alleen een ‘meldingsmiddel’. “We willen met de burger in gesprek komen, waardoor we uiteindelijk ook meer over onze burgers weten. Stel: je meldt als burger een verkeersprobleem in je omgeving. Iets later meld je weer wat anders. Dan weten we dat je een betrokken burger bent. Als we alle betrokken burgers iets willen vragen of doorgeven, hebben we dankzij het burgermeldpunt in elk geval hun gegevens. Nu is het moeilijker om te weten wie die mensen zijn.”

Gemeentelijke dienstverlening helemaal vernieuwd

Rayen vult aan: “Wij willen simpelweg de eersten zijn met een uitgebreid en goed functionerend burgermeldpunt. Daarna bekijken we welke verdere aanvullingen nuttig zijn, zoals via de app kunnen zien wat er recent is gemeld in een bepaalde straat of gebied." Voordat Rayen hiermee aan de slag kan gaan, heeft hij echter de eerste versie nodig van de koppeling tussen hun TOPdesk-database en Onze Stad App. Daarna is de gemeentelijke dienstverlening van Sint-Truiden – samen met de bestrating van haar historische binnenstad – weer helemaal vernieuwd.

 

Geïnteresseerd?

Probeer TOPdesk en ontdek de voordelen voor uw medewerkers, uw processen, maar vooral voor uw klanten.

Probeer TOPdesk