Over AVEVE

Gebruikt TOPdesk voor

IT

Aanmelders

1800

Favoriete functionaliteit

Rapporteren

Aantal winkels

250

 

Groep AVEVE huist meer dan vijftig werkmaatschappijen met een zeer uitgebreide applicatieportfolio. Het is geen sinecure voor de IT-afdeling om de ondersteuning hiervan in goede banen te leiden. Deze afdeling heeft daarom de laatste drie jaar een transformatie ondergaan. Het doel: een minder versnipperd IT-landschap en het maken van een professionaliseringsslag.

Groep AVEVE

AVEVE is 114 jaar geleden opgericht als dochter van de Belgische Boerenbond. De organisatie richt zich op drie hoofdactiviteiten: de toelevering van land- en tuinbouwproducten, de productie van veevoeder en 250 winkels gericht op tuin, dier en bakplezier voor consumenten. Vandaag de dag werken er 1800 medewerkers die samen een jaaromzet van meer dan 1.3 miljard euro realiseren. Daardoor behoort AVEVE tot één van de honderd grootste bedrijven in België.

De transformatie van de IT-afdeling

Groep AVEVE bestaat uit een vijftigtal werkmaatschappijen in België en daarbuiten. Veel werkmaatschappijen gebruiken specifieke applicaties. Dit maakt dat de interne IT-afdeling van AVEVE een breed pallet applicaties moet ondersteunen. Om alles in goede banen te kunnen blijven leiden, heeft de IT-afdeling de afgelopen drie jaar een transformatie ondergaan.

Een professionaliseringsslag

Geleidelijk aan is Groep AVEVE zeer IT-intensief geworden in haar dagelijkse operaties. Zo werkten in de jaren zestig enkele honderden medewerkers in de grootste veevoederfabriek van de Groep. Ondertussen is dit aantal in het productieproces dankzij automatisering drastisch afgenomen tot slechts een paar werknemers in de controlekamer. Omdat IT een steeds grotere rol speelt binnen de organisatie, is AVEVE in 2011 begonnen met een transformatie van de IT-afdeling, met als doel een minder versnipperd IT-landschap en het maken van een professionaliseringsslag.

Naar één IT-afdeling

Erwin Verstraelen, CIO Groep AVEVE, vertelt: ‘De verschillende werkmaatschappijen hadden voorheen allemaal hun eigen groepje van IT-specialisten, deze zijn we in 2011 gaan samenvoegen. Nu hebben wij één IT-afdeling met zestig medewerkers, die voor alle IT-processen verantwoordelijk zijn. Daarnaast besloten we meer projectmatig te gaan werken en ontstonden meer coördinerende en architecturale rollen. De uitvoerende rollen zoals systeembeheerder en programmeur worden nu uitbesteed. Alles met het doel om meer te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat alles wat we doen maximale impact heeft op de organisatie. We kijken nu veel strategischer naar hoe de IT-afdeling de organisatie kan ondersteunen en hebben hier de afgelopen jaren veel in geïnves­teerd.’

TOPdesk als rode draad

TOPdesk is een tool die met ons meegroeit.

TOPdesk kwam in beeld bij de centralisatie van de IT-afdelingen. Van Spitaels, betrokken bij het verandertraject, vertelt: ‘Vóór de centralisatie registreerden we alles nog in Excel-bestanden, op papier of zelfs helemaal niet. Met als gevolg dat er veel zaken werden vergeten.’ Bart Gouweloose, IT manager Service Delivery, vult aan: ‘Wij komen uit een klassieke IT-structuur die werkte volgens de plan-build-run-aanpak. We evolueerden naar een organisatie die met competenties werkt. TOPdesk helpt ons meer taakgericht te werken. Die aanpak heeft veel voordelen: de medewekers zijn meer betrokken, we kunnen opdrachten beter verdelen en meldingen sneller afhandelen. Tevens maakt deze nieuwe aanpak het mogelijk zaken beter af te stemmen met de opdrachtgever.’

Een tool die meegroeit

‘Je zou kunnen stellen dat TOPdesk wat betreft de groei van functionaliteiten met ons is meegegroeid’ , vertelt Verstraelen. ‘We begonnen heel basaal met Meldingenbeheer. Vervolgens zetten we stappen om professioneler te gaan werken: we gingen sturen, plannen en vooruitkijken.’ Ondertussen wordt TOPdesk breder ingezet en zijn ook de modules Probleembeheer, Wijzigingsbeheer, Projectbeheer, Form Designer en de Selfserviceportal in gebruik.

Transparantie dankzij TOPdesk

Bart Van Spitaels, Problem en Incident manager, benadrukt vooral het belang van rapporteren met TOPdesk: ‘Rapporteren over de afhandeling van meldingen is voor ons heel belangrijk. Met rapporten kunnen wij ons onderbuikgevoel bevestigen: Hoeveel meldingen staan er daadwerkelijk open? Hoeveel meldingen melden we af? Hoeveel wordt er geëscaleerd? Sinds we rapporteren, zijn we in staat om heel effectief op verschillende domeinen problemen aan te pakken en nemen we grote stappen.’

Selfserviceportal voor eindgebruikers

Nu iedereen met TOPdesk werkt en gewend is aan de nieuwe werkwijze, is de volgende stap het actief betrekken van de volledige organisatie. De Selfserviceportal speelt hierbij een belangrijke rol. Van Spitaels vertelt: ‘Al onze eindgebruikers kunnen in de nabije toekomst via één centrale helpdesk alle service-aanvragen, wijzigingsaanvragen en meldingen registreren, opvolgen en aanpassen via op maat gemaakte formulieren.’

We zijn in drie jaar tijd uitgegroeid tot een professionele servicedesk, en we blijven verbeteren.

‘We zijn uitgegroeid tot een professionele servicedesk’

De drie heren hebben nog genoeg plannen voor de toekomst. Van Spitaels besluit: ‘We zijn bij nul begonnen en hebben een grote stap gezet met het invoeren van TOPdesk. Uiteindelijk zijn we in drie jaar tijd uitgegroeid tot een professionele servicedesk. En we blijven verbeteren. Dit doen we in lijn met ons mandaat en de vier fundamenten waarop deze is gebouwd: stabiliteit van de IT-ondersteuning, eenvoud in het IT-landschap, een transparant beeld op onze dienstverlening en IT-innovatie in het belang van de Groep AVEVE.’

 

Geïnteresseerd?

Probeer TOPdesk en ontdek de voordelen voor uw medewerkers, uw processen, maar vooral voor uw klanten.

Probeer TOPdesk