Om SEAS-NVE

Bruger TOPdesk til

IT og Facility Management

Slutbrugere

1.000

Favorit feature

Ikonbaseret Serviceportal

Anvendelsesområde

130 ejendomme, 250 køretøjer, 750 ansatte

 

Der er meget at se til som ansvarlig for Service & Indkøb i Danmarks største andelsejede energi- og fiberselskab, SEAS-NVE. Med over 130 ejendomme, ét kursuscenter, 250 køretøjer og ca. 750 ansatte har Kim Uno Mogensen, Afdelingschef for Service & Indkøb (i daglige tale ESIN), været vant til at bliver kimet ned eller bombarderet med mails. Sådan er det ikke længere.

SEAS-NVE

SEAS-NVE er Danmarks største andelsejede energi- og fiberselskab. Virksomheden har over 750 ansatte og har 16 ejendomme på de to primære lokationer Haslev og Svinninge. Fordelt over hele Sjælland har SEAS-NVE 120 transformerstationer, mens ejendomsporteføljen også indeholder en kursusejendom i Kalundborg. Vognparken består af over 250 køretøjer som vedligeholdes af egne mekanikere.

Det startede med en asfaltering af en parkeringsplads i Svinninge. Økonomien til asfaltarbejdet var på plads og maskinerne kørt i stilling. Under planeringen konstaterede den projektansvarlige dog, at kloaknettet under parkeringspladsen var misligholdt, og i så ringe forfatning at udskiftning var påkrævet inden yderligere fremdrift. Det betød en ekstraregning på kr. 300.000 og afstedkom en drastisk ændring. Ifølge Kim Uno var der akut behov for styring af AD HOC-opgaver og det løbende vedligehold: ”Den type hovsa-ting må aldrig ske igen, det var både dyrt, tidskrævende og ekstremt frustrerende. Det må ikke længere komme bag på os”. SEAS-NVE tog derfor de første skridt imod digitalisering af afdelingens mangeartede opgaver.

I 2014 var den daværende løsning dog ikke længere tilstrækkelig, og jagten på et nyt Facility Management-system ind derfor ind og i den forbindelse husker Kim Uno at ”der findes rigtigt mange løsninger der er store og komplekse og kan håndtere alle vores processer. Vi havde dog ikke brug for den type løsning, men i stedet en brugervenlig løsning der kunne rumme håndtering af teknik- og serviceopgaver for vores ejendomme og køretøjer og som vores brugere vil kunne bruge”.

Efter en markedsanalyse og demonstrationer af flere systemer faldt valget i 2014 på TOPdesk. TOPdesk er et intuitivt og brugervenligt redskab, som er udviklet specielt til at administrere service- og vedligeholdelsesopgaver. Alle opgaver registreres med sagsnumre, hvilket gør det nemt for alle ansatte at overskue og prioritere, hvad de skal nå i løbet af dagen. Når en ansat i SEAS-NVE’s administration har en serviceopgave, registreres opgaven via intranet, og afsender får straks en mailkvittering på sagen. ESIN kan derefter se dagens opgaver på en tv-skærm i afdelingens fælleskontor og kan derfor planlægge arbejdsdagen og sikre den mest hensigtsmæssige kørsel til og fra de mange ejendomme. Claus Markussen, som er Ejendomstekniker har fået en lettere og mere effektiv arbejdsdag efter introduktionen af TOPdesk: ”Det har været en super god ting, det er lækkert og meget brugervenligt”. Og det har uden tvivl været medvirkende til en reduceret fejlmargin, så for mit vedkommende har systemet helt sikkert løst opgaven”.

Nemt at overskue og prioritere

Efter udrulningen af det nye software er antallet af personlige henvendelser reduceret markant. Dette skyldes at SEAS-NVE har digitalisering som fokusområde og at registreringen er intuitiv for alle uanset IT-brugerniveau. Om den øgede digitalisering fortæller Kim Uno: ”På denne måde sikrer vi gennemsigtighed og øger kommunikationen mellem ESIN og resten af forretningen”.

Jeg glæder mig til at slippe for Excel-ark, min egen hukommelse og det uendelige antal e-mails

Det er ikke blot de ejendomsansvarlige og brugere der har taget løsningen til sig. Julie Jonsdottir Lielbardis, der er ansvarlig for Økonomi og Afregning i ESIN fortæller, at der er glæde for det nye hjælpeværktøj. ”I min dagligdag betyder det et farvel til mange komplekse regneark. Jeg oplevede tit fejlbehæftede regneark, som var blevet åbnet og ændret af andre. I dag har vi et centralt system, hvor alle har ”kiggeadgang” og få der har ændringsrettigheder. Det betyder færre fejl, og samtidig at vi får en åben og transparent kommunikation og at vores data er virkelighedsnære i modsætning til tidligere”.

Vigtigheden af korrekte data genkender Claes Skovgaard, Ansvarlig for Bygninger, og fortæller: ”Jeg glæder mig til at drage nytte af at alle grunddata for hver ejendom er samlet ét sted”. For hver af de knap 150 ejendomme har SEAS-NVE alle stamdata, mens der arbejdes på at tilføje yderligere for dermed at øge effekten. Claes Skovgaard arbejder netop nu med at registrere vinduer, døre, fundamenter, klimaskærme mfl. for hver ejendom og fortæller at ”det tager tid at ajourføre og registrere de mange genstande for hver ejendom, men jeg glæder mig til at slippe for Excel-ark, min egen hukommelse og det uendelige antal e-mails”. Derefter vil det være muligt at planlægge vedligehold og forudse investeringer i løbende vedligehold og udskiftning.

Opgaver til mekanikere

Udover opgavehåndtering hos ESIN anvendes TOPdesk også i SEAS-NVE’s autoværksted. SEAS-NVE har over 250 registrerede køretøjer lige fra traktorer til montørbiler. Hvert køretøj er registreret med stamdata, billeddokumentation, købskontrakt mm. Mekanikerne har et samlet overblik over reparationer pr. køretøj, hvilken person der skal kontaktes i forbindelse med serviceeftersyn og hvornår serviceeftersyn skal foretages. Derudover har administrationen fuldt overblik over leasingkontrakter, bilens udstyr og det udleverede værktøj.

Fælles for køretøjer, øvrige maskiner og alt elektrisk værktøj er, at mekanikerne skal sikre at de holdes i forsvarlig stand og i overensstemmelse med gældende regler for deres konstruktion, udstyr og sikkerhedsanordninger. I den forbindelse har SEAS-NVE indarbejdet repeterende opgaver i TOPdesk, således at opgaver om lovpligtige serviceeftersyn automatisk tikker ind i de ønskede tidsintervaller.

Sommetider skal vi selv oprette opgaver, hvilket tager lidt ekstra tid. Det er dog nemt nok, selv for mig som ikke IT-kyndig.

De daglige ad hoc-opgaver fra biler får mekanikerne fra de daglige brugere. Men hvor sagsregistreringen for opgaver til ESIN er tæt på 100 %, er der stadig plads til forbedring vedr. reparationsforespørgsler. Michael Rasmussen, mekaniker hos SEAS-NVE siger: ”Vi oplever stadig at folk kører forbi vores værksted og kommer ind med bilen. Derfor skal vi selv oprette opgaven, hvilket tager lidt ekstra tid. Det er dog nemt nok, selv for mig som ikke IT-kyndig”. Jeg ville foretrække at f.eks. montørerne selv opretter opgaven inden de kommer ind”.

Fremtiden

Næste ønske på listen er registrering af alle SEAS-NVE´s kontrakter og aftaler. Efter en netop overstået organisationsomlægning har Kim Uno Mogensen nu også ansvaret for SEAS-NVE´s indkøbsfunktion. En af de oplagte synergier er indførelse af TOPdesk´s Kontraktstyringsmodul der giver overblik over kontrakter og sikrer at ingen aftaler automatisk bliver fornyet uden aktiv stillingtagen. Modulet fra TOPdesk giver desuden mulighed for at skabe link mellem enheder, som f.eks. ventilationsanlæg, og de servicekontrakter der et tilknyttet enheden. Og tanken stopper ikke blot her: ”Med TOPdesk kan vi i fremtiden styre vores eksterne leverandører, få indsigt i deres timeforbrug, planlægge og budgettere på baggrund af fakta frem for antagelser”. Den øgede dokumentation, brugervenlighed og samling af data har vækket gehør i andre afdelinger hos SEAS-NVE. Den nuværende løsning er netop nu ved at blive udrullet til andre afdelinger, deriblandt hos IT- og HR-afdelingerne: ”Jo flere der bruger det, desto bedre. At flere afdelinger anvender samme løsning, betyder at vi kan skrotte flere systemer og sikre at data kan vandre på tværs af hele SEAS-NVE” hvilket vil komme os alle til gode” slutter Kim Uno.

 

Interesseret?

Prøv TOPdesk online og oplev fordelene for dine medarbejdere, dine arbejdsgange og frem for alt for dine kunder.

Prøv online